Microsoft PowerPoint – мощный обзор самой популярной программы для создания презентаций

Ольга Лупандина

Анализирую тенденции в сфере визуальных коммуникаций

Автор статьи

PowerPoint – это такая же устойчивая ассоциация к презентациям, как Husqvarna – к бензопилам или Tefal – к антипригарной посуде. Само название «PowerPoint» вполне могло бы стать именем нарицательным для презентаций в стиле слайд-шоу, как когда-то стал «Xerox» для всех копировальных машин.

PowerPoint – одна из первых программ для создания презентаций. Она появилась на свет аж в 1987 году. К тому времени уже существовали некоторые приложения для подготовки презентаций, например, Harvard Graphics (от Software Publishing). Много последователей появилось сразу после выпуска PowerPoint, из них наиболее значимы Aldus Persuasion и Lotus Freelance. [1] Конкуренция была серьёзной уже изначально, но в итоге ни одна из этих программ не добилась такого успеха, как PowerPoint.

До появления компьютерных приложений слайды для сопровождения презентаций демонстрировали при помощи графопроекторов. Материалы (текст, графики, рисунки и т.д.) проецировались с прозрачной плёнки (слайдов) на большой экран. Это во многом определило внешний вид презентаций в PowerPoint.

С появлением программы PowerPoint связаны три имени: Боб Гаскинс (Bob Gaskins), Деннис Остин (Dennis Austin) и Том Рудкин (Tom Rudkin).

Боб Гаскинс – идейный вдохновитель PowerPoint. Он начал работать над проектом в 1984 году. Через несколько месяцев к нему присоединился Деннис Остин. Он стал главным дизайнером и разработчиком программы. В 1986 году к работе подключился Том Рудкин. Результатом совместного труда стала выпущенная 20 апреля 1987 года PowerPoint 1.0 для Mac, с программными файлами на дискетах. [1]

Первая версия программы была чёрно-белой. Она была выпущена под брендом Forethought. Но уже четыре месяца спустя компания Microsoft приобрела Forethought и права на PowerPoint за 14 миллионов долларов. [2] Последующие версии, выпущенные Microsoft, основывались на исходной. Но при этом они включали цвет, анимацию и те самые эффекты перехода слайдов, которыми стала известна PowerPoint.

Сейчас PowerPoint – это сервис, предоставляющий огромные возможности для создания и просмотра презентаций в стиле слайд-шоу. Он работает с операционными системами Microsoft Windows, macOS, Android и IOS.

Программа предлагает широкий выбор встроенных шаблонов, готовых макетов и цветовых схем для оформления слайдов. Позволяет добавлять в презентации изображения, объекты инфографики (таблицы, графики, диаграммы), анимацию, 3D объекты, аудио- и видеофайлы, Web-объекты.

Для работы с объектами в PowerPoint предусмотрено много инструментов. Например, редактор изображений, который позволяет настраивать яркость, контраст, добавлять художественные эффекты и т.д.. Для аудио и видео доступны элементы монтажа: можно обрезать эти файлы в начале и в конце. Для диаграмм, вставленных в презентацию PowerPoint, доступны опции редактирования без перехода к программе, в которой они были созданы. Можно создавать диаграммы непосредственно в PowerPoint, для этого предлагаются шаблоны разных типов.

Но наибольший интерес представляют, конечно, эффекты перехода между слайдами, ведь PowerPoint – это слайд-шоу. Поэтому программа содержит большую коллекцию этих эффектов. В презентациях можно настраивать скорость, звуковое сопровождение и внешний вид перехода от одного слайда к другому.

Программа предлагает также много инструментов для успешного показа презентаций. Например, специальный «Режим докладчика». В этом режиме докладчик на своём мониторе видит дополнительную информацию – «Заметки докладчика», а зрители видят на экране проектора только слайды. Чтобы обращать внимание аудитории на особо важные моменты, в ходе презентации можно превратить мышь в лазерную указку.

Презентация

А для того, чтобы добавить выступлению живости и непосредственности, можно использовать цифровое перо в качестве пульта дистанционного управления. Это даёт возможность докладчику свободно двигаться и перемещаться во время показа, управляя ходом презентации без помощника за монитором.

Чтобы поделиться презентацией, её можно записать в формате видео. Это позволяет отправить её по электронной почте, опубликовать в интернете или сохранить на диске. При преобразовании презентации в видеоролик можно добавить закадровый текст, задать время показа слайдов и даже записать движения указки. Посмотреть презентацию в таком формате можно без приложения PowerPoint, она будет воспроизводиться как видеофайл.

Для любителей традиционных методов проведения презентации предусмотрена возможность распечатки слайдов на бумаге в качестве раздаточного материала или на плёнке для показа через проектор.

Кроме инструментов для создания и показа презентаций, в программе предусмотрены настройки безопасности, режим совместной работы и многое другое.

Рассмотрим подробнее некоторые возможности PowerPoint.

С 2016 года Microsoft внедряет в PowerPoint элементы искусственного интеллекта (ИИ).

Одним из применений ИИ является функция PowerPoint Designer (Конструктор). Она предлагает пользователям подсказки по оформлению презентации. К апрелю 2019 года количество слайдов, созданных с PowerPoint Designer, достигло 1 миллиарда. [4]

Функция Morph позволяет создавать анимацию переходов между слайдами. Это выглядит как плавная трансформация одного слайда в другой и делает презентацию более живой, динамичной и захватывающей. Применяя такие переходы между слайдами, можно создавать видимость движения для разных элементов: текстов, фигур, изображений, объектов SmartArt и WordArt.

Таким образом можно:

Преобразовать один рисунок в другой.
Плавно изменить цвет, форму, размер объекта.
Изменить местоположение объекта, при этом создав видимость его передвижения.
Превратить одну фигуру в другую (например, круг в квадрат).
Плавно заменить один элемент на другой, но того же типа (таблицу – на таблицу, диаграмму – на диаграмму и т.д.).

Ещё одно применение технологии искусственного интеллекта в PowerPoint – виртуальный помощник Presenter Coach. Он помогает отрепетировать предстоящее выступление. Presenter Coach отмечает такие ошибки речи, как слишком большая скорость, частые заминки, неформальная лексика или дословное чтение со слайдов.

Ещё он следит за тем, чтобы речь не была слишком монотонной, и даёт подсказки по улучшению формулировки фраз. Пока Presenter Coach доступен только на английском языке.

В PowerPoint поддерживается вставка 3D объектов непосредственно в презентацию. Они вставляют на слайд так же легко, как изображение или видео. Затем с помощью инструментов вращения, наклона, изменения размера и положения можно выбрать наилучший ракурс.

Использование трёхмерных моделей в сочетании с функцией Morph даёт очень впечатляющий кинематографический эффект.

PowerPoint для Microsoft 365 может транскрибировать речь докладчика и автоматически добавить её на слайды презентации в виде «живых» субтитров. В основе этой функции лежит механизм пользовательского распознавания речи, который полностью поддерживает 8 языков (китайский, 3 варианта английского, французский, немецкий, итальянский и испанский).

Но русский, в числе 15 языков, пока отмечен для субтитров с голосовым вводом как Preview (Предварительная версия). Это означает, что в настоящее время он доступен в предварительном режиме и имеет определённую неточность, но со временем его распознавание будет оптимизировано.

При работе с сенсорным устройством в презентации PowerPoint можно вносить правки от руки – касанием или с помощью цифрового пера. Таким образом можно добавлять на слайды рисунки или распознавать начертания и преобразовывать их в текст, фигуры и даже формулы.

Правка от руки позволяет:

Обводить текст для выделения.
Перечёркивать тест, чтобы удалить его.
Выделять фрагмент цветом.
Соединять или разделять слова.
Вставлять пропущенные слова или отрывки текста.

Один из вариантов показа презентации PowerPoint – показ в режиме реального времени (Present live). Эта опция работает только для докладчиков с подпиской Microsoft 365. Аудитории для участия в просмотре подписка не требуется, нужно только подключение к интернету на любом устройстве, использующем операционную систему iOS, Android, Windows или Mac.

Участникам нужно отсканировать QR-код, перейти по открывшейся ссылке – и PowerPoint Live загрузит презентацию в браузере. При желании они могут читать речь докладчика, транскрибированную на экране практически в реальном времени, а также настроить автоматический перевод субтитров.

А по завершении участникам предлагается пройти небольшой опрос, чтобы оценить дизайн и содержание презентации, мастерство докладчика и взаимодействие с аудиторией по шкале от 1 до 5. Результаты опроса, отклики аудитории и некоторые рекомендации по совершенствованию презентации приходят на электронную почту.

Для подписчиков Microsoft 365 реализована возможность совместной работы над документами, в том числе над презентациями PowerPoint. Если презентация сохранена в OneDrive или SharePoint Online, с ней одновременно могут работать несколько сотрудников. Разным пользователям создатель презентации может предоставить разные настройки доступа: редактирование или только просмотр.

Когда пользователь редактирует презентацию, это отображается индикатором на соответствующем слайде, а в углу ленты появляется его фотография. Для удобства совместной работы к слайдам можно создавать примечания, отвечать на них и отмечать решённые, чтобы убрать их из списка.

Небольшая, но очень удобная функция. Tell me – это быстрый поиск требуемых инструментов или действий. Допустим, вы знаете, что в PowerPoint есть Редактор формул, но не помните, как его найти.

Тогда вы можете нажать вкладку Tell me и в поле ввода набрать ключевые слова или фразу. Под ним появится список поисковых предложений, кликнув на одно из которых, можно вызвать нужный инструмент.

PowerPoint – платная программа. С 1990 года PowerPoint включена в пакет Microsoft Office. В настоящее время приложения Office входят в состав облачного сервиса Microsoft 365.

В рамках подписки Microsoft 365 предлагается большой выбор пакетов – для дома, для бизнеса или для предприятий. Без подписки на данный момент доступна только одна версия – Office Home & Student 2019, она приобретается однократно за 149.99$.

В состав пакета входят Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access, Publisher. Сюда включены расширенные функции форматирования, облачное хранилище One Drive объёмом до 1 ТБ на каждого пользователя, инструменты на основе искусственного интеллекта, большой выбор бесплатных шаблонов, фотографий и значков, инструменты для защиты файлов, Skype, техническая поддержка по телефону.

Personal – $69.99/год ($6.99/месяц)
Family – $99.99/год ($9.99/месяц)

Цена указана при условии годовой подписки. Функционал пакетов для бизнеса дополнен веб-версиями Outlook, Word, Excel, PowerPoint и OneNote, инструментами для планирования, совместной работы и управления бизнесом, расширенными настройками безопасности.

Microsoft 365 Business Basic (5$ за пользователя в месяц)
Microsoft 365 Business Standart (12.5$ за пользователя в месяц)
Microsoft 365 Business Premium (20$ за пользователя в месяц)

Цена действует при условии годовой подписки. Версия для предприятий – самая эффективная и защищённая. Она расширена сервисами Microsoft Teams, Share point, Yammer, Microsoft Stream, Sway for Microsoft 365, инструментами для эффективной организации работы, аналитики, безопасности и защиты информации, а также многими другими бизнес-приложениями.

Microsoft 365 E3 (10$ за пользователя в месяц)
Microsoft 365 E5 (32$ за пользователя в месяц)
Microsoft 365 F3 (57$ за пользователя в месяц)

Интересно, что с английского «power point» переводится как «убедительный доклад». И это неспроста. Большинство людей – визуалы, они взаимодействуют с внешним миром в основном с помощью зрения, а не слуха. Исследования показали, что спустя 3 дня после презентации часть аудитории, которая только слушала спикера, смогла вспомнить 10% информации.

А та часть, которая получила визуальное дополнение, вспомнила 65%! [5] Это говорит о том, что презентации с визуальными материалами по сравнению с вербальными выступлениями имеют гораздо большее влияние на аудиторию.

Относительно эффективности самой программы PowerPoint также проведено немало исследований. В работе над своим эссе «Does a presentation’s medium affect its message? PowerPoint, Prezi, and oral presentations» авторы изучили 26 исследований и в 21 из них нашли, что студенты предпочитают PowerPoint традиционным методам.

Например, в одном случае учёные опросили 215 учащихся бизнес-курса насчёт их мнения о разных форматах лекций. По критериям обучения, мотивации, удовольствия и актуальности для карьеры респонденты оценили лекции со слайдами PowerPoint выше, чем лекции с раздаточными материалами или без визуальных дополнений. [6]

История PowerPoint – это история успеха. Программа была создана уже больше 30 лет назад, но за эти годы не устарела и не превратилась в динозавра. Напротив, PowerPoint добилась несомненного лидерства.

И, несмотря на конкуренцию, удерживает позицию: ей принадлежит 95% рынка. [7] PowerPoint постоянно расширяет возможности, внедряет новейшие технологии и для многих остаётся излюбленным инструментом для создания презентаций.