Ультимативный гайд по удаленной работе

Редакция PRESIUM

Автор статьи

Или создайте его. Диван или кровать не подойдут -эти вещи созданы для отдыха, они не помогут создать рабочий настрой. По той же причине не подойдет кухонный стол, например (если только это не единственный стол в доме).

- Чистый стол без лишних вещей
- Хорошее освещение
- Быстрый интернет
- Компьютер
- Программы для удаленной работы

Бонус: дома вы можете оформить настоящий офис своей мечты - например, поставить на стол цветы, повесить рядом плакат любимой группы, зажечь свечи. Короче, возможностей куда больше, чем в офисе. Используйте их!

Поговорите с домашними серьезно. Обозначьте свою позицию вежливо, но твердо - да, вы находитесь дома, но вы РАБОТАЕТЕ.

- Не отвлекать вас до обеденного перерыва или до окончания работы
- Не входить в комнату без необходимости
- Не приглашать гостей в ваше рабочее время
- Не шуметь без необходимости
- С пониманием относиться к вашему новому графику

2. Проинструктируйте членов семьи

- Закройте все лишние окна в браузерах (можно, например, ввести правило - одновременно открыто не более пяти окон)
- Отключите лишние оповещения на время работы
- Если какие-то звуки нельзя убрать, купите наушники с шумоподавлением
- Нужно ли напоминать, что делать с соцсетями? :)

Заранее уточните у руководителя, будете ли вы полностью соблюдать график компании или есть возможность работать по своему расписанию.

- Постарайтесь не просыпаться за 5 минут до начала рабочего дня
- Переодевайтесь перед началом работы
- Обязательно позавтракайте

4. Пропишите четкое время начала и конца рабочего дня

Постарайтесь составлять не только список дел, но и указывать:
- Примерное время на каждое дело
- Что может понадобиться (какие-то коллеги, программы)

В удаленной работе очень важно помнить, что у вас есть и свободное время. Одна из главных особенностей удаленной работы - вам не нужно встать и идти домой. Значит, можно работать, работать и работать… Стоп!

Постарайтесь спланировать интересный досуг на каждый вечер. Особенно, в самые загруженные рабочие периоды.

Это поможет:
- Разделить работу и личную жизнь
- Меньше уставать, думая о приятном вечере

Особенно хороши дела с четким таймером - футбольный матч, вечерняя прогулка с собакой, встреча с друзьями. Что-то, что запланировано заранее. Лечь спать пораньше - тоже хорошая идея.

Запланируйте четкое время обеденного перерыва, а лучше - заведите будильник. Постарайтесь питаться полноценно - разогретой едой, бутерброды, быстрое питание и кукуруза из банки не подойдут.

Помните, что в ваши планы всегда могут вторгнуться внезапные (и, разумеется, срочные!) задачи от клиентов, руководства, партнеров. Если день уже забит под завязку, вы просто не успеете их выполнить. Поэтому лучше оставить, например, час на «эффект внезапности».

Кроме того, если регулярно планировать очень много и регулярно не успевать, появление чувства вины гарантировано.

8. Планируйте меньше, чем можно сделать

Постарайтесь ежедневно выбираться на свежий воздух в обеденный перерыв или после работы. Но, пожалуйста,не забывайте о мерах предосторожности.
Важно! Речь идет именно о прогулках в парках, поездках за город, активных видах спорта.

«Свежим воздухом» не считаются:
- Поездки по делам
- Прогулки по ТРЦ
- Курение на балконе

Помните, что сейчас нахождение в общественных местах увеличивает риск заражения инфекцией, поэтому отложите все необязательные дела до лучших времен

9. Регулярно гуляйте на свежем воздухе

Время от времени работать из кафе или коворкинга очень полезно. Однако, сейчас от такого лучше воздержаться. Если у вас есть безопасное место - уезжайте туда (например, пустующая дача). И, опять же, не забывайте о мерах предосторожности!

Желательно сделать это сразу, иначе вы просто забудете.

Хорошие варианты ответа: «ок» «принял информацию», «задачу понял, будет готово к…»

Плохие варианты ответа: «подумаю» (сколько времени вы будете думать и когда дадите ответ?), «сделаю» (когда?), «отвечу позже» (когда именно?)

Уточнения:
- Насколько вопрос срочный?
- Можем созвониться и обсудить? И когда удобно это сделать?

- Только в заранее согласованные каналы коммуникации (почта, мессенджеры)
- Начинать письма и сообщения с обращения по имени коллеги
- В нейтральном тоне
- Если ответа долго нет, напоминайте о себе корректно

Избегайте:
- Повелительных наклонений
- Перебора с восклицательными и вопросительными знаками
- Капслока

- Заранее выбирать, какая связь нужна: аудио или видео?
- Если время встречи не подходит, сразу предлагать другие удобные варианты.
- Не опаздывать! Если такой риск есть - извиниться и предложить начинать без вас.
- Всегда заранее проверять оборудование перед созвонами.
- Организатору встречи нужно заранее сообщить (и продублировать письменно): дату и время встречи, программу для ее проведения, тему встречи, вопросы для обсуждения.
- Приглашенным на встречу нужно найти время, чтобы изучить материалы и подготовить вопросы.

Если не успеваете - никогда не тяните время, напишите заранее, извинитесь и обозначьте новые сроки. Если причина опоздания - объективная, можно обозначить ее. Если личная - не стоит грузить коллег подробностями. Гораздо важнее обозначить новые сроки и, главное, выполнить их.

Если нужно, попросите помощи у IT-отдела.

Чем раньше вы это сделаете, тем лучше. Помните, если вы не успели задать вопрос в отведенное для этого время - это не повод не задавать его вообще. Лучше не вовремя заданный вопрос, чем сорванный дедлайн.

- Убедитесь, что правильно поняли ответ собеседника
- Будьте готовы и сами всегда отвечать на вопросы коллег
- Глупых вопросов не бывает

1. Создать документ, в котором прописать план и правила удаленной работы, дать ознакомиться и подписать каждому

2. Составить новое расписание дня (например, каждое утро руководитель каждого отдела созванивается с сотрудниками на 10-15 минут, рассказывает новости и выслушивает план каждого на день; по пятницам - общий созвон)

3. Выбрать официальные каналы (почта, мессенджеры) для общения

4. Составить отдельный план работы для IT-отдела, которому (вероятно) придется много помогать остальным сотрудникам по всяким удаленным задачам

5. Проработать страхи подчиненных, которые могут возникнуть. Например:
- Меня уволят
- Мне понизят зарплату
- В новом режиме я не смогу хорошо работать (и меня уволят)

6. По итогам первых дней собрать обратную связь у каждого сотрудника:
- Удалось ли обустроить рабочее место?
- Все ли работает технически (компьютер, мессенджеры, интернет)?
- Какие проблемы возникли и как их можно решить?

7. Быть готовым к дополнительным расходам (лицензии для ПО, безопасность, доп.оборудование)

1. Выбрать пул задач, над которыми команда будет работать в ближайшее время.
(Те, которые требуют минимального обсуждения вживую)

2. Составить для каждого сотрудника (или каждого отдела):
- Свой график отчетности
- Метрики
- KPI

3. Проговаривать голосом, кратко дублировать письменно.
Когда в день один звонок или одна задача - кажется, что все легко удержать в голове. Но в течение рабочего дня у каждого из сотрудников набегает тонна таких задач, звонков, сообщений. Не стоит рассчитывать на свою память (и перегружать ее). Записывайте! Коллеги скажут вам спасибо.

4. Ставить четкие сроки.
Это поможет каждому лучше распределять свою нагрузку и очень дисциплинирует.

5. Больше наблюдать.
Удаленка - хорошая возможность проверить своих сотрудников. Как правило, если человек хорошо справляется на удаленке, значит, он и в офисе молодец. А если не справляется, скорее всего, у него есть проблемы и в офисе.

1. Совместно выбрать самую удобную для большинства программу постановки и контроля задач

2. Запретить работать в нерабочее время (если очень надо - не отвлекать коллег)

3. Выделять время для ответов на вопросы

4. Продумать юридически моменты оформления новых трудовых отношений.
Например, подписать с сотрудниками дополнительное соглашение к трудовому договору или переоформить особый трудовой договор о дистанционной работе.

Что важно указать:
- Условия использования оборудования, личного или рабочего
- Перечислить мессенджеры, CRM-системы, средства связи и названия отчетов, которые необходимо использовать
- Порядок отчетности
- Режим работы
- Упоминание о том, что работа происходит дистанционно, работник физически находится не на территории работодателя