Что делать, если информация не вмещается на слайд

Петр Гончаров

Менеджер по продажам в PRESIUM

Автор статьи

К сожалению, такая техника работает наоборот: издалека ничего не видно, а вблизи  быстро устают глаза, внимание рассеивается и его уже не вернуть. Главное правило, которое нужно применять к любой презентации: старайтесь сделать слайды простыми для восприятия с помощью текста, и визуализации.

Если тема сложная, требования строгие и хочется поместить на слайды больше выводов , то есть несколько советов как это сделать:

Представьте, что вы сами сидите в зале. Какую презентацию вы бы хотели увидеть? Простую, логичную, вдохновляющую. Наверняка после этого упражнения уже можно будет удалить добрую треть слов и цифр. Запомните: каждый слайд должен развивать историю и вести аудиторию к кульминации рассказа. Поработайте с текстом!

Уберите сложные аббревиатуры вроде ЦКВП Р4, разделите длинные абзацы на буллиты и добавьте графические ориентиры (например, цифры). Так люди сразу будут видеть самое важное и последовательно считывать информацию со слайда. Всегда держите в голове цель, для которой вы начали делать презентацию, упрощайте контент и думайте об аудитории.

Частые ошибки при создании презентации — выбор неправильных форматов для визуализации данных и использование стандартных стилей в PowerPoint. Начнем с простого: если убрать стандартные обводки объектов и стандартные шаблоны, которые предлагает использовать программа, то уже освободится немало места.

Но есть и более серьезный совет: нужно аккуратно выбирать средства визуализации информации. Для большого массива цифр и текста лучше всего подойдет таблица, динамику роста или сравнения разных периодов можно показать при помощи гистограммы.

Достаточно выделить главное, переписать длинные текста в короткие пояснения, а весь акцент сместить на визуальную форму. Добавить фотографий или иконок, отражающих суть.
Попробуйте показать ваши мысли с помощью объектов — аудитория точно скажет спасибо!

Не может быть так, что вся информация одинаково важна. Скорее, совмещаются несколько разных идей и всё это преподносится вместе. Дайте достаточно места каждой из них! Создайте отдельные слайды. В PowerPoint новый слайд можно создать с помощью нажатия всего пары клавиш.

Нет ничего страшного, если презентация разрастется с 20 слайдов до 30, если в итоге это будет смотреться проще, понятнее и быстрее поможет познакомить с вашей идеей.

Использование анимации и переходов между слайдами — отличный способ постепенно показать большой объем информации. Во вкладке «Анимация» можно выбрать подходящий эффект и применить его к каждой группе объектов. Настроить скорость появления и выбрать формат: по щелчку кликера или автоматически при запуске слайда. Так вы сами сможете решать, стоит ли рассказать побольше по этой теме, и легче сможете управлять вниманием зрителей.

Ещё один совет: использование переходов между слайдами в одноименной вкладке «Переходы». Отлично работает «Сдвиг». Вы можете настроить направление перехода и продолжать рассказывать об одной и той же теме, используя бесшовные переходы между слайдами. Аудитория не заметит «подвоха», а вы сможете увеличить цифры и выводы.

Когда важно показать не только вывод или цифру с короткой подписью, но также обозначить надежность источника информации, то можно использовать сноски и «звездочки». Такой способ часто встречается в презентациях стартапов, инвестиционных предложениях и презентациях стратегий, которые делают консультанты в дорогих костюмах.

Пишем текст, ставим сноску, а в нижней части слайда маленьким шрифтом показываем источник информации или уточнение для любознательных. Если такой информации (таблиц, графиков и формул для расчета) набралось слишком много, то проще создать отдельный раздел в презентации после основных слайдов. Назвать его «Приложение». И уже там, на нескольких слайдах, спокойно рассказать, что и откуда появилось. Хороший тон — распечатать эти слайды для аудитории, если встреча с презентацией рассчитана на небольшое количество участников, или прикрепить файлы во вложении при отправке письма.