Гайд по работе с корпоративными шаблонами PowerPoint
Как шаблоны могут облегчить жизнь сотрудников при создании презентации
~ 8 минут
Дарья Гетманова
Пишу статьи о тонкостях публичных выступлений и презентаций
Автор статьи
PowerPoint ассоциируется с несколькими мифами: среди них ужасная анимация, медленная работа, а еще несовременные и неудобные шаблоны. Первые два мифа мы уже развенчали: рассказали, как выжать максимум из анимации и как ускорить работу. Теперь разберёмся с другими и докажем, что шаблоны могут быть разными, а их польза больше не будет вызывать у вас никаких сомнений.
Рассказываем о том, как и для чего использовать шаблоны, и как они могут упростить ежедневную рабочую рутину.
О пользе шаблонов
01
Как правило, сотрудники тратят много времени на подготовку визуального ряда. По наблюдениям команды PRESIUM, шаблоны позволяют экономить до 60% времени на создание и вёрстку типовых слайдов. Обычно большую часть усилий отнимает дизайн, тогда как непосредственно на наполнение фактами и структурирование информации времени почти не остаётся. Автоматизация, то есть использование готовых образцов из библиотеки, решает эту проблему.
1. Шаблоны ускорят вашу работу
Слайды, которые готовят сотрудники самостоятельно, часто никак не сочетаются с общим фирменным стилем компании. В то же время, шаблоны изначально создаются по вашему брендбуку: это позволяет всем изображениям быть единообразными, вне зависимости от того, какой отдел их создавал и сколько времени оставалось до дедлайна. Логотип, палитра, шрифты, текстуры, фирменная графика и фотобанк позволят создать визуальный ряд в фирменном стиле компании гораздо быстрее, а вы будете уверены, что правила фирстиля сохранены. Использовать шаблоны можно как на внутренних событиях компании, так и на внешних мероприятиях. Большим плюсом является то, что такие материалы будут сочетаться с вашей печатной продукцией и общей айдентикой.
2. Сохраняется единый стиль
Как за 6 шагов создать шаблон, которым захотят пользоваться сотрудники
02
Как правило, до 80% работ, которые делают сотрудники корпораций, повторяются. Это значит, что мы можем выделить общие принципы работы с информацией, автоматизировать и шаблонизировать работу с ними. Итак, с чего начать?
В крупных компаниях ежедневно создаются сотни типовых презентаций. В основном их используют для:
Шаг 1. Исследуем потребности и анализируем текущий шаблон
Внутренних собраний
Встреч с клиентами
Отчетных мероприятий
Демонстрации новых продуктов и решений
Внешних мероприятий (конференций, выступлений и т.д.)
Необходимо посчитать, какие материалы требуются чаще всего, и какие вызывают наибольшие трудности. После общего анализа, переходим к изображениям, которые входят в эти презентации, находим повторяющиеся, а затем структурируем их по категориям. Обычно изображения в любой корпорации можно разделить на следующие типы:
Информация о компании
Дэшборды
Слайды с командой
Таблицы
Графики и диаграммы
Схемы и таймлайны
Слайды с картами
Разделительные листы
Уникальные слайды компании
Отдельная часть работы – опрос и обсуждение целей с командой. Во-первых, нужно узнать у руководителей, которые ставят задание на создание презентации, какие у них цели и что они хотят видеть в итоге. Во-вторых, стоит уделить время самим сотрудникам, которые делают презентации: какие у них сложности, на что уходит больше всего времени, где пригодился бы готовый образец, чего не хватает по элементам?
Шаг 2. Приступаем к дизайну
Для каждого типа изображений разрабатываем свои макеты. В качественном шаблоне должны быть мастер-слайды, в которые нужно просто вставлять информацию, и слайды-конструкторы, где элементы сгруппированы в логические блоки. Чтобы изменить их расположение, можно создать вариации под каждую конкретную задачу.
Все слайды должны быть выдержаны в одной стилистике. Для этого используем фирменные шрифты и цвета, подбираем единые графические элементы (фигуры, стрелки, узоры, иллюстрации) и соблюдаем правила вёрстки (отступов, размеров и положения объектов). Подробная инструкция по дизайну и вёрстке шаблона – в нашем материале.
В удобном образце шрифты и стили оформления должны подходить для разных версий программы PowerPoint, чтобы им могли пользоваться все сотрудники. Стоит также учитывать формат: удобнее всего сразу создавать в широкоэкранном (16:9) и типичном для стандартных мониторов (4:3) форматах.
Уделите время и соберите библиотеку графических элементов, которые точно понадобятся, (вхождение 7/2), – обычно на поиск и создание тратят много времени. Это могут быть:
Шаг 3. Собираем библиотеку элементов
Тематические наборы иконок
Флаги
Географические карты
Фотобанк с сотрудниками, продукцией или объектами компании
Мокапы устройств для демонстрации продукта (телефоны, планшеты и ноутбуки)
Полноценный шаблон с самыми нужными слайдами в современном дизайне для ваших новых презентаций. А ещё библиотека иконок, инфографики и полезных инструментов
PRESIUM MAIN KIT
Теперь меняем шаблон под разные сценарии. Так, например, если вы планируете распечатывать слайды, то они могут быть выполнены на белом фоне с минимальным количеством цветов. В то же время, если презентацию будут выводить на экране, то лучше выбрать тёмный стиль оформления. И, конечно, не забывайте о своей фирменной палитре и старайтесь её придерживаться.
Шаг 4. Адаптируем шаблон к реальным задачам
Шаг 5. Тестируем и получаем обратную связь
И даже когда всё готово, на этом работа не заканчивается. Теперь нужно получить обратную связь от сотрудников, которые создают презентации, и понять, как улучшить визуальный ряд. Поинтересуйтесь у сотрудников, хватает ли им готовых макетов и не возникнет ли сложностей при наполнении слайдов. Эти вопросы можно обсудить лично, на общей видеовстрече или с помощью простого опроса в Google.
Для того, чтобы сотрудники как можно оперативнее начали пользоваться шаблонами, можно разработать обучающие программы или воспользоваться уже имеющимся софтом. Например, в PRESIUM мы дополнительно предлагаем клиенту поддержку по внедрению шаблона:
Шаг 6. Внедряем в работу
Создаем руководство по использованию шаблона – документ или серию видеороликов по применению шаблона с описанием сложных моментов в работе и ответы на частые вопросы пользователей;
Онлайн-курсы – персонализированный курс по использованию шаблона и созданию слайдов с сотрудниками клиента.
Чтобы лучше понять, как это работает, посмотрите на примеры наших работ:
Заключение
Шаблоны – это не только нелепые стандартные дизайны в PowerPoint. В первую очередь, это инструмент автоматизации и ускорения работы, который может сохранить ценное время ваших сотрудников.
Используйте наш гайд для внедрения шаблонов PowerPoint в процессе создания презентаций. А найти примеры качественных корпоративных шаблонов можно в нашей статье.
Понравилась статья?
Читайте также
Поделиться
Подпишитесь на рассылку
Чтобы первым получать новые статьи, уроки по созданию презентаций и подборки полезных материалов
Раз в неделю пишем вам о новостях в мире визуальных коммуникаций и рассказываем об обновлениях в блоге. Никакой рекламы
Полезно и бесплатно
Подписаться
Костыль:)
Следите за новостями
Разделы блога
Дизайн
Выступления
Обучение
FAQ
Рубрики
Презентация
Инфографика
Шаблон
Видео
Опыт
Лайфхаки
Полезное
Софт
Гайд
Бесплатное
Начинающим
Исследования
Стартапам
Менеджерам
Студия, где создаются визуальные коммуникации, облегчающие работу сотрудников и повышающие эффективность бизнеса
Центр обучения сотрудников и топ-менеджеров корпораций навыкам работы с информацией, созданию презентаций и публичным выступлениям
Сторителлинг
FAQ