Правила и секреты успешной презентации

Рассказываем и раскрываем на примерах правила и секреты успешной презентации проекта. Делимся лайфхаками и предостерегаем от самых частых ошибок

~ 18 минут

Редакция PRESIUM

Автор статьи

Как подготовиться еще до начала работы в PowerPoint

Как сделать успешную презентацию

Репетиции

Выступление

Анти-советы

Помните капитана Врунгеля с его фразой про название яхты? Так вот, как пройдет презентация, во многом зависит от правильной подготовки к ней. Заложите фундамент успешного выступления всего за 5 шагов.

Как подготовиться еще до начала работы в PowerPoint

Глубоко погрузитесь в материал

Возможен и второй вариант. Презентация будет проведена блестяще, интересно и с огоньком, но зрители уйдут разочарованные, потому что не получат по-настоящему важной и полезной информации. Оно вам надо?

01

Изучите тему, которую собираетесь презентовать. В противном случае вам придется краснеть и сгорать со стыда, когда после презентации не получится ответить на уточняющие вопросы зрителей.

Запишите всё

02

Продумайте сценарий своего выступления на основе правил сторителлинга: с завязкой, основным сюжетом и кульминацией. Это можно «провернуть» даже со скучным квартальным отчетом.

Мы имеем в виду информацию, которую вы хотите дать в своем выступлении. Нужно подать ее логично, без резких скачков с одного на другое: не обойтись без грамотной структуры. Сделать это проще всего наглядно, в виде текста. Используйте, например, карточки спикера.

Выделите самое важное

Кстати, совсем не обязательно вкладывать в презентацию и даже свою речь всё, что вы можете сказать по теме. Запишите тезисы, раскройте их устно, а для дополнительной информации можно создать отдельный документ-приложение и дать зрителям ссылку после выступления.

03

Чем глобальнее ваша тема, тем важнее найти и выделить в ней основные акценты, чтобы не перегрузить зрителей. Вокруг этих акцентов и будет выстроено все ваше выступление: они станут логической цепочкой, которая приведет слушателей к нужным вам выводам.

Изучите свою аудиторию

Сюда же относится и изучение площадки, на которой будет проходить выступление. Есть ли на мероприятии другие спикеры? В каком помещении все будет происходить? Каким оборудованием можно воспользоваться? Если вы готовились к презентации за круглым столом, а в итоге приходится выходить на сцену, выступление может оказаться провальным.

04

Вы должны понимать, перед кем предстоит выступать: кто эти люди, что их волнует, зачем они пришли на вашу презентацию, что хотят получить от нее. Узнайте заранее, есть ли у них свой профессиональный сленг, и если есть, используйте его — важно говорить с аудиторией на одном языке.

Репетируйте

Чтение вслух — очень ценный прием. Часто бывает так, что как только вы начинаете проговаривать текст, становится ясно, что он не доработан. А при чтении про себя все казалось идеальным.

05

Пока мы говорим не о подаче, умении держаться на публике, четкости речи и пластике движений. Когда презентации как таковой нет, пройдитесь по тексту, который вы записали на втором шаге. Прочитайте его вслух, с паузами, вдумчиво. Послушайте, как он звучит? Нет ли там слишком громоздких конструкций, которые сложно понять? Может быть, стоит добавить больше живых примеров?

Даже если у вас огненная тема и уникальная информация, плохое оформление может убить выступление на корню. PowerPoint — классический сервис для создания презентаций, поэтому мы будем говорить о нем, но советы универсальны и пригодятся в работе в любом сервисе.

Как сделать успешную презентацию в PowerPoint

Слайды должны быть простыми

Не перегружайте слайды. Достаточно простого фона и одного элемента, фокусирующего внимание. Так зрители точно поймут, на что обращать внимание, и будут слушать вас, а не вчитываться в мелкий шрифт.

06

Обилие элементов, переплетение линий и нагромождение мелких деталей на фоне очень утомляют зрителя и отвлекают от основной мысли спикера. Презентации многих мировых брендов — образец того, что простота — это совсем не скучно.

Минимизируйте количество слов

07

Не пытайтесь вложить в каждый слайд пересказ «Войны и мира». Напишите суть, а раскрытие смыслов, яркие примеры и метафоры оставьте устному выступлению.

Тренд на минимализм уже давно захватил мир дизайна. Чем больше «воздуха» и меньше слов на ваших слайдах, тем проще и быстрее их читать. Залог успешной презентации — не более 3−5 слов в заголовках, короткие описания и максимально простые формулировки.

Используйте фотографии и графику в высоком качестве

Фото из поисковиков и бесплатные стоки — строгое табу. В первом случае вы можете нарушить чьи-то авторские права, а во втором — перегрузите выступление банальными образами и сюжетами.
Если невозможно сделать кадр или иллюстрацию самостоятельно, обратитесь на сервисы Unsplash или Flickr.

08

Визуальные элементы призваны подчеркивать и дополнять смысл ваших слов. Эта цель недостижима с размытыми картинками, которые плохо видно даже вблизи.
Используйте изображения в качестве HD и с разрешением минимум 720р (1280х720).

Используйте аккуратные и актуальные диаграммы и графики

Здесь тоже важен принцип «воздуха» — чем меньше лишних элементов, шире строки и крупнее шрифт, тем проще зрителям уловить суть. Не заставляйте их думать, что показано на оси Х и где искать сектор сиреневого цвета.

09

Элемент ради элемента — это плохо. Перед тем как добавить на слайд таблицу или схему, убедитесь, что они действительно нужны. Иногда логичнее оформить буллиты или подобрать фото, чем загромождать пространство ячейками и секторами.

Используйте высококачественные, свежие шаблоны

Не стоит совершать распространенную ошибку и долго пользоваться одним и тем же шаблоном – например, стандартными вариантами из PowerPoint. Тренды меняются быстро и то, что было актуально и свежо в прошлом году, сейчас может выглядеть старомодно и дешево. На лучших сайтах с шаблонами презентаций можно найти варианты на любой вкус.

10

Если с дизайном все грустно, помогут готовые решения. Они есть во многих сервисах по созданию презентаций, в том числе у нас на сайте. Профессионалы уже позаботились обо всем за вас — десятки слайдов с готовой цветовой палитрой, уже настроенными шрифтами, наборами иконок и вариантами композиций практически для любых случаев.

Выберите подходящие шрифты

Лучше не использовать шрифты с засечками. Они хуже читаются и перегружают картинку деталями. И, конечно, не забывайте про авторские права: на шрифты они тоже распространяются. Скачать 10 бесплатных кириллических шрифтов можно в нашем блоге.

11

Типографика — важный критерий успешной презентации. Если она грамотно проработана, ваша презентация будет выглядеть аккуратно, элегантно и современно.

Главное правило подбора шрифтов для презентации — однородность. Выберите один-два шрифта и используйте их на всех слайдах: не нужно составлять сложные комбинации из 3−5 и более шрифтов. Так вы только перегрузите зрителей и отвлечете их внимание от смысла выступления.

Уделите внимание подбору цветов

12

Еще один вариант — использовать фирменный стиль компании, для которой создается ваша презентация. Так вы точно не ошибетесь при подборе цветовой гаммы и не нарушите правила позиционирования бренда.

Проследите, чтобы выбранные оттенки удачно сочетались между собой. Если сложно сделать это самостоятельно, используйте готовые палитры из специальных генераторов — например, Coolors. С помощью инструмента «пипетка» в PowerPoint можно выделять основные цвета из фотографий и использовать их. Так у вас тоже получится палитра, оттенки из которой можно будет использовать на слайдах. Если позволяет время, изучите 4 простых способа правильно выбрать цвета для презентации.

Не забудьте о грамотной вёрстке

Результат — чистая, аккуратная, информативная и понятная презентация без кричащего дизайна и лишних деталей.

13

Правила вёрстки и композиции универсальны для каждой презентации. Не поленитесь проработать структуру каждого слайда. Для этого воспользуйтесь направляющими для обозначения границ, распределите весь текстовый контент по блокам, добавьте больше белого пространства и отступов и сделайте заголовки крупнее основного текста.

Убедитесь, что все элементы хорошо выровнены

Используйте специальные инструменты, например, в PowerPoint, и никогда не пытайтесь сделать это на глаз — тут всегда выигрывает математическая точность программ.

14

Стройные ряды иконок и списков внушают больше доверия и выглядят убедительнее, чем элементы, неряшливо подогнанные друг к другу на глаз. Это особенно касается списков с буллитами и линейных схем. Если на слайде несколько элементов, которые идут в ряд, выровняйте их между собой.

Избегайте чрезмерного форматирования ключевых моментов

Нет необходимости писать капслоком или выделять жирным каждый свой тезис или кажущиеся важными слова. Чем проще будут слайды, тем лучше.

16

Осторожнее с пунктуацией

Старайтесь делать предложения короткими и понятными, не перегружая их сложной пунктуацией. Точки с запятой, двоеточия, многоточия и тире лучше оставить художественной литературе и научным трудам.

15

Здесь тоже работает заповедь «не перегрузи». Особенно это касается заголовков. По правилам русского языка точка в конце утвердительных формулировок не ставится. Восклицательные и вопросительные знаки лучше тоже не использовать без крайней необходимости.

Если оформляете список, можно не ставить знаки препинания в конце каждого пункта. Это разгрузит слайд и сделает текст более читабельным.

То, как будет подана ваша презентация, — едва ли не главная составляющая успеха. Обязательно уделите тренировкам должное внимание.

Репетируйте, репетируйте, репетируйте!

И ещё раз — репетируйте

Мастера ораторского искусства говорят, что отработка каждой минуты выступления должна занимать минимум час вашего времени.

17

Когда речь уже написана (хотя бы тезисно), самое время отработать ее. Экспериментируйте с подачей, жестами, мимикой, позами. Делайте паузы в разных местах и разной длины, ускоряйте или замедляйте темп.

Используйте таймер

18

Засекайте время каждый раз, когда начинаете очередной подход, и старайтесь, чтобы общее количество минут было всегда примерно одинаковое. Это очень поможет на выступлении, когда надо будет уложиться в обозначенные организаторами рамки.

Замедляйтесь

19

Слишком быстрая речь всегда выдает волнение и неуверенность, поэтому старайтесь говорить размеренно и достаточно медленно. Так вы дадите себе время сформулировать мысль, поставите нужные акценты и сможете выглядеть более серьезно и вдумчиво. Главное не переборщить, иначе зрители заскучают.

Чаще делайте паузы

20

Это еще одна важная техника успешной презентации. Она поможет подчеркнуть значимость момента, собраться с мыслями и понять, насколько хорошо вы смогли завладеть вниманием зрителей. Пауза — также хороший способ обозначить, что одна логическая часть презентации завершилась, и вы переходите к другой. Полезно помолчать и после вопроса, даже если он был риторическим. Так вы заставите аудиторию задуматься и, возможно, вовлечете ее в диалог.

Используйте видеокамеру или диктофон

Слышать и видеть себя в записи бывает странно и непривычно. Старайтесь не фокусировать на этом внимание: сейчас важно объективно увидеть свои недочеты и постараться их исправить.

21

Пересматривая/переслушивая записи, оценивайте:

не слишком ли короткие/длинные паузы;
насколько быстрая/медленная речь;
что происходит с голосом, когда вы волнуетесь (он может стать слишком высоким или хриплым).

В моменте сложно оценить, насколько хорошо у вас получается, поэтому лучше записывать каждую репетицию на диктофон, а еще лучше — снимать видео.

Выберите три точки фокусировки в пространстве

22

Спикеры с бегающими глазами вызывают такое же недоумение аудитории как и те, кто смотрит в одну точку в зале или прямо перед собой. Постарайтесь отследить такую привычку и избавиться от нее.

Поможет «правило трех точек», когда спикер выбирает в помещении три точки — слева, по центру и справа — и поочередно фокусирует на них взгляд. Естественно, эти точки должны быть на уровне ваших глаз. Дольше задерживайте взгляд в центре, когда рассказываете о ключевых моментах своей презентации. Это один из главных навыков успешной презентации.

Варьируйте длину предложений

23

Предложения одинаковой продолжительности хороши только при гипнозе: для презентации такой прием не подойдет. Пробуйте менять длину фраз, комбинируйте длинные высказывания с короткими, рублеными. Это придаст выступлению драйв и сделает его более динамичным.

Забудьте о монотонности

Меняйте громкость речи, но не слишком резко и часто. Научиться влиять на аудиторию с помощью голоса помогут простые упражнения.

24

Монотонность — еще один враг публичных выступлений. Если вы будете говорить с одной и той же громкостью, зрители просто «выключат» ваш голос и перестанут вслушиваться. Причина в том, что людям сложно долго концентрироваться на чем-то однообразном.

Практикуйтесь перед зеркалом

25

То, как вы выглядите и держитесь, едва ли не важнее, чем то, что вы говорите. Чтобы оценить собственную уверенность и открытость, встаньте перед зеркалом и представьте, что вы просто разговариваете со знакомым. Произносите текст презентации максимально естественно, позволяя рукам жестикулировать и помогать вам в расстановке акцентов.

Практикуйтесь с реальной аудиторией

Если есть возможность, организуйте себе реальное выступление перед незнакомой аудиторией. Прочитайте лекцию или доклад, проведите вебинар или прямой эфир в соцсетях. После выступления обязательно соберите от зрителей обратную связь, сделайте выводы и поработайте над ошибками.

27

Используйте режим докладчика с просмотром заметок уже во время репетиции

Кстати, в англоязычной версии PowerPoint есть интересная функция Presenter Coach. Это виртуальный помощник на основе ИИ, который оценивает скорость вашей речи, интонации, слишком частые повторы одних и тех же слов и дает обратную связь. Работа с ним помогает улучшить качество выступлений. Возможно, скоро Presenter Coach появится и в русской версии сервиса.

26

Этот прием очень пригодится вам во время реального выступления. Если у вас будет два монитора, режим докладчика позволяет показывать зрителям «чистовые» слайды, а на свой монитор выводить собственные заметки, таймер и следующий слайд. Если монитор всего один, используется комбинация клавиш Alt+F5. Она делит экран пополам — на одной половине будут слайды, на другой — ваши заметки, таймер и прочее.

Если вы прислушались к советам выше и сделали все для создания убедительной презентации, значит, осталось только успешно выступить. Эффективно и желательно эффектно.

Пора выступать!

Сделайте глубокий вдох

Помогает также разогрев ладоней — просто энергично потрите их друг о друга несколько секунд. Можно сделать несколько простых упражнений, чтобы размять и расслабить мышцы. Для более глубокого и уверенного звучания разомните связки и речевой аппарат: для этого отлично подойдут скороговорки.

28

Давно доказано учеными и миллионами обычных людей, что глубокое дыхание помогает успокоиться, сосредоточиться и в целом снизить уровень стресса. Отведите пару минут на дыхательную гимнастику перед тем, как начнется ваше выступление. Или хотя бы сделайте несколько спокойных и глубоких вдохов и выдохов.

Поднимите себе настроение

29

Люди в хорошем расположении духа более эффективны. Взбодрите себя, послушав любимую песню или посмотрев пару смешных видеороликов перед выходом. Это отвлечет мозг и поможет настроиться на позитивную волну.

Не торопитесь

30

Когда люди волнуются, они бессознательно начинают суетиться, быстро двигаться и разговаривать. Аудитория может почувствовать волнение и неуверенность спикера, поэтому стоит сознательно замедлить себя. Постарайтесь не торопиться, вспомните о правиле пауз, старайтесь глубоко и размеренно дышать.

Представьте, что вы звезда

31

Психологи говорят об интересной особенности психики: чтобы почувствовать себя более уверенно и спокойно, представьте себя актером, который выходит на сцену в стотысячный раз. Он уже привык к вниманию публики и совсем не волнуется, а наоборот, расслаблен и уверен в себе. Так вы обманете мозг. Через какое-то время он привыкнет к этой роли, вы действительно успокоитесь и перестанете суетиться.

Придерживаться основ успешных презентаций немыслимо без соблюдения правил, которые говорят о том, чего делать категорически не надо. Запомните их, чтобы избежать досадных ошибок во время выступления.

Чего делать не стоит

Забудьте о звуковых эффектах

32

Вылеты новых тезисов со свистом или другим звуком когда-то казались очень актуальным и необычным решением, но сейчас этот прием безнадежно устарел и выглядит безвкусно. Не говоря уже о том, что резкие, слишком высокие или низкие, громкие звуки отвлекают внимание аудитории, могут быть неприятны слушателям, а некоторых даже напугать. Просто не делайте так.

Не используйте броские переходы между слайдами

33

В PowerPoint есть целая подборка таких эффектов: растворение, сдвиг, панорама, вспышка, наплыв и т. д. Когда-то это действительно было свежо и необычно, но в 2021 году эти приемы пора окончательно оставить в прошлом. Кроме того, они тоже отвлекают внимание от основного тезиса.

Берегитесь клипартов

34

Безусловно, в коллекции PowerPoint можно найти подобные иллюстрации на все случаи жизни. Соблазн использовать их велик, но остановите себя. Клипарты уже давно стали расхожими клише, сейчас они выглядят безвкусно и дешево. Оптимальным решением для бизнеса будет использование профессиональной графики от талантливых дизайнеров.

Не читайте с листа

35

Спикер, читающий речь с распечатанной «шпаргалки», выглядит неподготовленным. Если не получается запомнить весь текст, произносите без подсказки хотя бы ключевые мысли своего выступления.

Не перебарщивайте с режимом докладчика

Его использование, конечно, очень упрощает задачу, но не стоит всю речь строить на чтении собственных заметок. Конечно, вы можете периодически в них заглядывать, но зрителям нужен уверенный в себе спикер, который прекрасно ориентируется в теме и при необходимости может импровизировать.

36

Зачем зрителям спикер, который просто читает то, что написано на экране? Те, кто совершает такую ошибку, теряют интерес и доверие аудитории, их просто перестают слушать. Запомните: главным и самым ценным источником информации для зрителей должны быть ваши слова, а не тезисы на слайдах.

Не сводите выступление к озвучиванию слайдов

37

Вывод

Три главных условия успешной презентации — грамотное оформление, тренировки и уверенность спикера во время выступления. Хорошее знание темы — по умолчанию. Пользуясь нашими советами, вы сможете работать с аудиторией максимально эффектно и эффективно.

Понравилась статья?